Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – 2022

Musée du Génie (ASBL)  – Geniemuseum (VZW)
Kamp Adjudant Brasseur, 1 te 4540 AMAY
Ondernemingsnummer  443.596.935

Geacht lid of toekomstig lid van de VZW Geniemuseum,

U wordt verzocht kennis te nemen van deze regels en voorschriften, waarna u alle vragen kunt stellen die u nodig acht. Wij nodigen u tevens uit ons de verplichte en facultatieve gegevens (zie punt 1. a. hieronder) schriftelijk of per e-mail te laten geworden, zodat wij onze ledenlijst kunnen aanvullen of zo nodig bijwerken.

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), wellicht beter gekend onder de Engelse afkorting GDPR, is op 25 mei 2018 in werking getreden. Om te voldoen aan de bepalingen van deze AVG, heeft de VZW Geniemuseum de volgende regels inzake gegevensbescherming voor haar leden opgesteld:

  1. Wanneer worden persoonsgegevens verzameld en over welke gaat het?
  2. Persoonsgegevens worden verzameld wanneer een nieuw lid toetreedt op basis van het identificatieformulier dat hij of zij invult in het museum zelf of ingevuld opstuurt per post of via de website www.geniemus.be.

De verplichte gegevens zijn: de naam, voornaam en volledig postadres, taalregime, e-mailadres en een vast en/of mobiel telefoonnummer, alsmede een kort overzicht van de loopbaan binnen de Vakrichting Militaire en Burgergenie: al of niet als Genist gediend hebben in een Genie-eenheid, bij de Militaire Bouwwerken, de mijnopruimingsdienst (DOVO) of de FAU (of de vermelding “nihil” voor de anderen). Deze status verleent het lid het statuut van effectief lid met stemrecht op de Algemene Vergadering van de VZW.

  1. Voor excursies of door het museum georganiseerde activiteiten kan het lid worden gevraagd naar het merk, de kleur en de nummerplaat van zijn/haar auto, het nummer van de identiteitskaart, of zelfs die van een begeleider.
  2. Welke gegevens worden verwerkt door de VZW en met welk doel?
  3. De bij de inschrijving verzamelde gegevens worden samengebracht in een ledenlijst (EXCEL-bestand) die wordt bijgewerkt door zowel de Penningmeester als de Conservator. Ze laat toe om te bepalen welke leden in orde zijn met hun jaarlijkse ledenbijdrage, alsook de etiketten te printen voor het opsturen van het Geniemuseum News, de herinneringen voor de betaling van ledenbijdrage of eender welke andere post in de taal van het lid.

Een e-mailadres en/of telefoonnummer stelt ons in staat snel contact op te nemen met de leden en het versturen van een brief te vermijden. Indien per e-mail een bericht aan meerdere leden tegelijk wordt verzonden, worden de e-mailadressen in Bcc gezet. 

  1. De gegevens die op de bankafschriften van de VZW verschijnen wanneer een lid een betaling verricht (betaling van het lidgeld of bij inschrijving voor een activiteit, enz.) worden niet opgenomen in het ledenbestand. Ze worden bijgehouden door de Penningmeester.
  2. Persoonsgegevens die worden verzameld tijdens de organisatie van een externe activiteit worden niet opgenomen in het ledenbestand en worden vernietigd na statistische uitbating ervan voor het Geniemuseum News.
  3. Overeenkomstig de wet op de VZW’s worden de naam, voornaam, postadres en rijksregisternummer van de bestuursleden jaarlijks meegedeeld aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
  4. De publicatie van de namen en telefoonnummers van de bestuursleden op de 2de pagina van het Geniemuseum News gebeurt met hun instemming.
  5. Hoe bewaart de VZW de persoonsgegevens?
  6. Het EXCEL-bestand van de leden wordt door de Penningmeester en de Conservator op hun persoonlijke PC’s bijgehouden. Na de wekelijkse update wordt een kopie van het bestand bewaard op de persoonlijke USB-stick van de Penningmeester. De toegang tot de verschillende PC’s is beveiligd met een paswoord.

De persoonsgegevens van een lid dat ons zijn/haar ontslag meedeelt, zijn/haar jaarlijkse bijdrage niet heeft betaald of is overleden, worden nog gedurende 5 jaar bewaard.

  1. De bankafschriften dienen als bewijs voor de jaarlijkse controle van de rekeningen van de VZW en worden door de Penningmeester in een apart dossier bewaard. Deze documenten worden aan het secretariaat van het museum toegezonden na de jaarlijkse controle van de rekeningen. Ze worden tien jaar lang bewaard voordat ze worden vernietigd.
  2. In geen enkel geval zal de VZW de gegevens van één van haar leden aan een derde meedelen zonder de toestemming van dit lid te hebben verkregen.
  3. De postadressen van de leden kunnen bekend zijn bij de vrijwilligers ten behoeve van het versturen van post en het Geniemuseum News, maar zij zijn gebonden aan het beroepsgeheim.
  4. Welke rechten hebben leden met betrekking tot hun persoonsgegevens?
  5. De leden hebben het recht om zich per brief, maar bij voorkeur per e-mail (info@geniemus.be), te wenden tot het secretariaat van het museum teneinde:
  • de gegevens te kennen die op hen betrekking hebben en die in het ledenbestand zijn opgenomen;
  • hun gegevens te laten wijzigen (wijziging van adres, telefoonnummer en andere);
  • het secretariaat toestemming te geven hun persoonsgegevens al dan niet aan een ander lid van de VZW mee te delen.
  1. Leden die van mening zijn dat hun gegevens niet correct zijn verwerkt, kunnen een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
  2. Welke door de AVG opgelegde bijzondere maatregelen worden genomen door de VZW Geniemuseum?
  3. Opstellen van een interne richtlijn betreffende de bescherming van persoonsgegevens (in casu dit document).
  4. Mededeling van deze richtlijn aan alle leden via het Geniemuseum News en de website.
  5. Uitdrukkelijk verzoek aan alle nieuwe leden om deze richtlijn bij hun toetreding te aanvaarden.
  6. Bijhouden van een “Speciaal AVG-register” waarin chronologisch de verschillende genomen acties of de vastgestelde incidenten in het kader van de AVG worden vermeld. Dit bestand wordt bijgehouden door de Conservator van het museum.
  7. Het informeren van de betrokken leden en de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wanneer een niet-reglementair gebruik van hun persoonsgegevens is vastgesteld.
  8. De Conservator is belast met het nazicht op de correcte toepassing van deze richtlijn binnen de VZW.

 

Philippe Mignolet, Conservator