Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) – 2022

Musée du Génie (ASBL)  – Geniemuseum (VZW)
Camp Adjudant Brasseur, 1 à 4540 AMAY
Numéro d’entreprise  443.596.935

Cher membre ou futur membre de l’ASBL Musée du Génie

Nous vous invitons à prendre connaissance de ce règlement et à poser toutes les questions que vous jugez utiles. De même, nous vous invitons à nous renvoyer par écrit ou e-mail les données obligatoires et facultatives (voir point 1. a. du règlement ci-dessous) afin de pouvoir corriger ou compléter le cas échéant notre liste de membres.

Le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Pour se conformer aux dispositions du RGPD, l’ASBL Musée du Génie a établi les règles de protection des données de ses membres suivantes :

  1. A quel moment les données personnelles sont-elles collectées et quelles sont-elles ?
  2. Les données personnelles sont collectées lors de l’adhésion d’un nouveau membre sur base de la fiche d’identification qu’il remplit au musée ou qu’il envoie complétée par voie postale ou via le site internet www.geniemus.be.

Les données obligatoires sont :  le nom, prénom et adresse postale complète, le régime linguistique, l’adresse e-mail et un numéro de téléphone fixe et/ou GSM ainsi qu’un bref aperçu de sa carrière au sein de la Filière des métiers du Génie civil et militaire : comme militaire du Génie ou pas ayant été en service au sein d’une unité Génie, des Bâtiments militaires, des Démineurs (SEDEE) ou du FAU (ou la mention néant pour les autres). Cette qualité donne au membre la qualité de membre effectif avec droit de vote à l’Assemblée générale de l’ASBL.

  1. Lors d’excursions ou d’activités organisées par le musée, il peut être demandé au membre la marque et la couleur de son automobile, le numéro de la plaque d’immatriculation ainsi que le numéro de sa carte d’identité voire aussi celui d’un accompagnant.
  2. Quels sont les traitements effectués par l’ASBL et dans quel but ?
  3. Les données collectées à l’inscription sont enregistrées dans une liste de membres (fichier EXCEL) tenue à jour en parallèle par le trésorier et le conservateur. Elle permet de déterminer les membres en ordre de cotisation annuelle, la création d’étiquettes pour l’envoi du Génie Museum News, les rappels de cotisation ou de tout autre courrier et ce, dans la langue du membre.

Une adresse mail et/ou un numéro de téléphone nous permettent de contacter rapidement les membres et d’éviter l’envoi d’un courrier postal. En cas d’utilisation de l’adresse e-mail pour l’envoi simultané d’un courrier à plusieurs membres, les adresses mail sont mises en Cci.

  1. Les données figurant sur les extraits de compte bancaire de l’ASBL lors d’un versement par un membre (paiement de la cotisation ou lors de l’inscription à une activité, …) ne sont pas reprises au fichier des membres. Elles sont conservées par le trésorier.
  2. Les données personnelles récoltées lors de l’organisation d’une activité extérieure ne sont pas inscrites au fichier des membres et sont détruites après exploitation statistique des participations dans le Genie Museum News.
  3. Conformément à la loi sur les ASBL, le noms et prénom des administrateurs, leur adresse postale et leur numéro de registre national sont transmises annuellement au greffe du tribunal de commerce et publiés au Moniteur belge.
  4. La publication des noms et n° de téléphone des administrateurs en page 2 de couverture du Génie Museum News est faite avec leur accord.
  5. Comment l’ASBL conserve-t-elle les données personnelles ?
  6. Le fichier EXCEL des membres est tenu à jour par le trésorier et le Conservateur sur leur PC personnel. A l’issue de la mise à jour hebdomadaire une copie du fichier est conservée sur la clé USB personnelle du trésorier. L’accès aux différents PC est protégé par un mot de passe.

Les données personnelles d’un membre qui nous informe de sa démission, qui n’a payé sa cotisation annuelle ou décédés sont conservées pendant 5 ans.

  1. Les extraits de compte bancaire servent de justificatifs à la vérification annuelle des comptes de l’ASBL et sont conservés par le trésorier dans un classeur spécial. Ces documents sont transmis au secrétariat du musée après vérification annuelle des comptes. Ils sont conservés dix ans avant d’être détruits.
  2. En aucun cas l’ASBL ne communique les données d’un de ses membres à un tiers sans avoir obtenu son autorisation.
  3. Les adresses postales des membres peuvent être connues des bénévoles dans le cadre de l’expédition du courrier et du Genie Museum News mais ils sont tenus au secret professionnel.
  4. Quels sont les droits des membres concernant leurs données personnelles ?
  5. Les membres ont le droit en s’adressant par courrier et de préférence par e-mail (info@geniemus.be) au secrétariat du musée :
  • De connaître les données les concernant reprises au fichier des membres ;
  • De faire modifier les données les concernant (changement d’adresse, de N° de téléphone, etc,…) ;
  • De donner l’autorisation au secrétariat de communiquer leurs données personnelles à un autre membre de l’ASBL ou pas.
  1. Les membres qui trouvent que leurs données n’ont pas été correctement traitées peuvent porter plainte auprès de la Commission sur la protection de la vie privée.
  2. Quelles sont les mesures spéciales imposées par le RGPD, prises par l’ASBL Musée du Génie ?
  3. Etablissement d’un règlement interne relatif à la protection des données personnelle (en l’occurrence ce texte-ci).
  4. Communication à tous les membres de ce texte au moyen du Génie Museum News et du site internet.
  5. Demande explicite d’approbation de ce règlement par tout nouveau membre lors de son adhésion.
  6. Tenue à jour d’un « Registre spécial RGPD » énumérant par date les différentes actions prises dans le cadre du RGPD ou les incidents constatés. Ce fichier est tenu à jour par le conservateur du musée.
  7. Information des membres concernés et de la Commission sur la vie privée lorsqu’il a été constaté une utilisation non réglementaire de leurs données personnelles.
  8. Le conservateur est chargé de vérifier si ce règlement est bien appliqué au sein de l’ASBL.

Philippe Mignolet, Conservateur

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – 2022

Musée du Génie (ASBL)  – Geniemuseum (VZW)
Kamp Adjudant Brasseur, 1 te 4540 AMAY
Ondernemingsnummer  443.596.935

Geacht lid of toekomstig lid van de VZW Geniemuseum,

U wordt verzocht kennis te nemen van deze regels en voorschriften, waarna u alle vragen kunt stellen die u nodig acht. Wij nodigen u tevens uit ons de verplichte en facultatieve gegevens (zie punt 1. a. hieronder) schriftelijk of per e-mail te laten geworden, zodat wij onze ledenlijst kunnen aanvullen of zo nodig bijwerken.

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), wellicht beter gekend onder de Engelse afkorting GDPR, is op 25 mei 2018 in werking getreden. Om te voldoen aan de bepalingen van deze AVG, heeft de VZW Geniemuseum de volgende regels inzake gegevensbescherming voor haar leden opgesteld:

  1. Wanneer worden persoonsgegevens verzameld en over welke gaat het?
  2. Persoonsgegevens worden verzameld wanneer een nieuw lid toetreedt op basis van het identificatieformulier dat hij of zij invult in het museum zelf of ingevuld opstuurt per post of via de website www.geniemus.be.

De verplichte gegevens zijn: de naam, voornaam en volledig postadres, taalregime, e-mailadres en een vast en/of mobiel telefoonnummer, alsmede een kort overzicht van de loopbaan binnen de Vakrichting Militaire en Burgergenie: al of niet als Genist gediend hebben in een Genie-eenheid, bij de Militaire Bouwwerken, de mijnopruimingsdienst (DOVO) of de FAU (of de vermelding « nihil » voor de anderen). Deze status verleent het lid het statuut van effectief lid met stemrecht op de Algemene Vergadering van de VZW.

  1. Voor excursies of door het museum georganiseerde activiteiten kan het lid worden gevraagd naar het merk, de kleur en de nummerplaat van zijn/haar auto, het nummer van de identiteitskaart, of zelfs die van een begeleider.
  2. Welke gegevens worden verwerkt door de VZW en met welk doel?
  3. De bij de inschrijving verzamelde gegevens worden samengebracht in een ledenlijst (EXCEL-bestand) die wordt bijgewerkt door zowel de Penningmeester als de Conservator. Ze laat toe om te bepalen welke leden in orde zijn met hun jaarlijkse ledenbijdrage, alsook de etiketten te printen voor het opsturen van het Geniemuseum News, de herinneringen voor de betaling van ledenbijdrage of eender welke andere post in de taal van het lid.

Een e-mailadres en/of telefoonnummer stelt ons in staat snel contact op te nemen met de leden en het versturen van een brief te vermijden. Indien per e-mail een bericht aan meerdere leden tegelijk wordt verzonden, worden de e-mailadressen in Bcc gezet.

  1. De gegevens die op de bankafschriften van de VZW verschijnen wanneer een lid een betaling verricht (betaling van het lidgeld of bij inschrijving voor een activiteit, enz.) worden niet opgenomen in het ledenbestand. Ze worden bijgehouden door de Penningmeester.
  2. Persoonsgegevens die worden verzameld tijdens de organisatie van een externe activiteit worden niet opgenomen in het ledenbestand en worden vernietigd na statistische uitbating ervan voor het Geniemuseum News.
  3. Overeenkomstig de wet op de VZW’s worden de naam, voornaam, postadres en rijksregisternummer van de bestuursleden jaarlijks meegedeeld aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
  4. De publicatie van de namen en telefoonnummers van de bestuursleden op de 2de pagina van het Geniemuseum News gebeurt met hun instemming.
  5. Hoe bewaart de VZW de persoonsgegevens?
  6. Het EXCEL-bestand van de leden wordt door de Penningmeester en de Conservator op hun persoonlijke PC’s bijgehouden. Na de wekelijkse update wordt een kopie van het bestand bewaard op de persoonlijke USB-stick van de Penningmeester. De toegang tot de verschillende PC’s is beveiligd met een paswoord.

De persoonsgegevens van een lid dat ons zijn/haar ontslag meedeelt, zijn/haar jaarlijkse bijdrage niet heeft betaald of is overleden, worden nog gedurende 5 jaar bewaard.

  1. De bankafschriften dienen als bewijs voor de jaarlijkse controle van de rekeningen van de VZW en worden door de Penningmeester in een apart dossier bewaard. Deze documenten worden aan het secretariaat van het museum toegezonden na de jaarlijkse controle van de rekeningen. Ze worden tien jaar lang bewaard voordat ze worden vernietigd.
  2. In geen enkel geval zal de VZW de gegevens van één van haar leden aan een derde meedelen zonder de toestemming van dit lid te hebben verkregen.
  3. De postadressen van de leden kunnen bekend zijn bij de vrijwilligers ten behoeve van het versturen van post en het Geniemuseum News, maar zij zijn gebonden aan het beroepsgeheim.
  4. Welke rechten hebben leden met betrekking tot hun persoonsgegevens?
  5. De leden hebben het recht om zich per brief, maar bij voorkeur per e-mail (info@geniemus.be), te wenden tot het secretariaat van het museum teneinde:
  • de gegevens te kennen die op hen betrekking hebben en die in het ledenbestand zijn opgenomen;
  • hun gegevens te laten wijzigen (wijziging van adres, telefoonnummer en andere);
  • het secretariaat toestemming te geven hun persoonsgegevens al dan niet aan een ander lid van de VZW mee te delen.
  1. Leden die van mening zijn dat hun gegevens niet correct zijn verwerkt, kunnen een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
  2. Welke door de AVG opgelegde bijzondere maatregelen worden genomen door de VZW Geniemuseum?
  3. Opstellen van een interne richtlijn betreffende de bescherming van persoonsgegevens (in casu dit document).
  4. Mededeling van deze richtlijn aan alle leden via het Geniemuseum News en de website.
  5. Uitdrukkelijk verzoek aan alle nieuwe leden om deze richtlijn bij hun toetreding te aanvaarden.
  6. Bijhouden van een « Speciaal AVG-register » waarin chronologisch de verschillende genomen acties of de vastgestelde incidenten in het kader van de AVG worden vermeld. Dit bestand wordt bijgehouden door de Conservator van het museum.
  7. Het informeren van de betrokken leden en de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wanneer een niet-reglementair gebruik van hun persoonsgegevens is vastgesteld.
  8. De Conservator is belast met het nazicht op de correcte toepassing van deze richtlijn binnen de VZW.

 

Philippe Mignolet, Conservator